La automatización de los procesos y su impacto en las empresas

Las empresas normalmente tienen cientos de tareas manuales y repetitivas que realizan en su día a día para lograr sus objetivos y que consumen recursos de infraestructura, aplicaciones y personal, pero muchas veces no se toma en cuenta los recursos y tiempos que se invierten en ellas. Tampoco se analiza si se pueden desarrollar sistemas automatizados que los ayuden a reducir y optimizar los recursos.

El tema de la transformación digital ha permitido que la automatización se haga más evidente y necesaria para buscar la mejora de los procesos internos/externos de las empresas, y así lograr mayor productividad.

Primero definamos qué es automatización de procesos. En resumen, es el uso de la tecnología en la ejecución de tareas recurrentes en un negocio para lograr reducir costos, mejorar la productividad y agilizar tareas simples o complejas.

La automatización es el diseñar e implementar procesos o flujos de trabajo, utilizando las capacidades de la tecnología para crear instrucciones de tareas repetitivas, que en la actualidad realizan personas, para lograr reducir esa interacción humana por medio de sistemas que permitan que los procesos sean medidos, corregidos y mejorados conforme pase el tiempo.

Algunos criterios para ayudar a identificar cuáles procesos automatizar podrían ser:

La automatización de procesos debe ser uno de los primeros pasos que da la empresa para iniciar su transformación digital, mejorando los procesos para reducir tiempos y recursos. Para lograr esto se debe conocer muy bien el paso a paso de los procesos que se ejecutan y analizar la forma en que se hace actualmente y cuál sería la forma ideal de realizarlos. Además, deben contar con el apoyo de un software adecuado que les facilite el trabajo.

Uno de los temores en el personal cuando se automatizan tareas es que ya no sean necesarios sus servicios, sin embargo, lo ideal es mantener a estas personas realizando tareas más importantes en la empresa como la atención a clientes o proyectos diferentes.

La automatización de procesos va a traer consigo inicialmente costos adicionales para la empresa pero que no son comparables con los beneficios que recibirá a cambio en el día a día de su operación. Las empresas van a obtener una ventaja competitiva en su operatividad y confiabilidad dado que sus procesos se vuelven más estables y eficientes.

Fuente: Innova Hoy, el blog de Softland, sección “La voz del experto” – Por Paula Vargas Varela, Gerente de desarrollo de Softland.