¿Cómo se optimiza la gestión del negocio de Alimentos y Bebidas implementando un software ERP?

20 de Agosto 2019

Las empresas que elaboran alimentos y bebidas, además de estar reguladas por legislaciones muy estrictas, son objeto de fuertes opiniones y prejuicios de parte de los medios de comunicación. Muchos productores se vieron obligados a cerrar sus puertas después de que los medios cubran una noticia sobre un producto alimenticio contaminado. En los últimos años, la conciencia y visión del público cambió en relación a la elaboración de estos productos. Para evitar errores costosos, algunas veces resultante de enviar al mercado alimentos con ingredientes vencidos, la implementación de un software ERP que controla la gestión del negocio, resulta clave.

Más allá de que un gran número de implementaciones de este tipo de software ERP para la industria de alimentos y bebidas suelen estar en las instalaciones de la empresa que los utiliza, en el último tiempo creció la búsqueda de aplicaciones basadas en la nube. El software basado en SaaS (Software as a Service) presenta un precio de suscripción y disminuye la primera inversión en hardware y software.

Las principales funciones de un ERP para la industria de alimentos y bebidas giran en torno al inventario, cadena de frío, gestión de recetas y control de calidad.

En cuanto a las normativas legales, ningún paquete de software puede ignorar las regulaciones de cada país porque las reglamentaciones establecen los controles administrativos y de procedimientos, así como la implementación técnica de reglas del negocio.

Se necesita realizar un seguimiento minucioso del inventario, no solo de las cantidades, sino también de proveedores y lotes. Cada lote de ingredientes debe ser documentado desde la recepción hasta su inclusión en un producto y finalmente, la entrega. Este alto nivel de monitoreo es lo que permite la trazabilidad de los productos y su ubicación, en caso de problemas de calidad o de seguridad.

Dentro del proceso clave se debe llevar adelante un seguimiento de determinados ingredientes que constituyen la fórmula de los alimentos, especialmente de las fechas de vencimiento. Los productos ya terminados deben ser rastreados dentro del ciclo de fabricación, almacenamiento y transporte. Los clientes, como las tiendas o restaurantes, tienen que ser notificados sobre determinados productos que aparecen en los estantes, cuáles se deben rechazar y aquellos que se pueden volver a procesar.

El sistema requiere la gestión de recetas y además incluir la sustitución de ingredientes por otros diferentes y la ampliación de lotes. A veces los ingredientes están codificados para que las recetas se puedan mantener el secreto. Además, se necesita permitir un rápido cambio de recetas o fórmulas en caso de que algunos ingredientes falten o haya cambios a pedido del cliente. Es fundamental la trazabilidad en el caso de que un ingrediente o producto se contamine. Debe ser una función precisa y eficiente, porque se necesita identificar todos los lotes afectados y los clientes que los recibieron.

La identificación y el rastro del lote resulta fundamental, así como también que los ingredientes de cada lote tengan un vínculo con su número de lote individual correspondiente. Así es posible excluir aquellos ingredientes que no respeten los requerimientos obligatorios y solicitar un nuevo lote. Los protocolos documentados e implementados mediante el software de ERP deben apoyar la gestión de calidad y el sistema debe permitir realizar este tipo de controles en muestras elegidas de forma aleatoria para así comparar las pruebas con las normas.

Los procesos de higiene pueden ser realizados dentro de la fábrica o quizás tercerizarse. En cualquiera de los casos, la administración de envases es una actividad crítica para asegurar que bebidas y alimentos no generen problemas a la población. El sistema necesita realizar un seguimiento de las ventas históricas y hacer recomendaciones para la producción de manera que puedan satisfacerse las ventas de temporada. Además se debe tener en cuenta el tiempo de entrega de la materia prima, el procesamiento y entrega del producto terminado.

Si nos preguntamos cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software, la respuesta es, una vez que ya se tomó la decisión de invertir, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados. En ese momento se inicia la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes: Evaluación funcional, técnica, económica y del proveedor.

Incorporar un software ERP para alimentos y bebidas, permite gestionar de manera centralizada cada uno de estos procesos y además aprovechar los principales beneficios que ofrecen para la gestión integral del negocio.

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