Control de Trazabilidad en un sistema de gestión ERP

Cuando hablamos de “Control de Trazabilidad” estamos definiendo uno de los principales objetivos que una compañía busca a la hora de implementar un sistema de gestión ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales). 

Definición

Lo primero que debemos abordar es el significado de la palabra “trazar”. Generalmente se define como dibujar algo mediante líneas que se conforman uniendo puntos. Para el caso de un proyecto de implementación de un ERP, se refiere a cada uno de los puntos de control a definir. La trazabilidad es el conjunto de procedimientos y medidas que una empresa adopta para controlar el flujo de sus productos. 

Circuitos Trazables

En este sentido, el ERP brinda herramientas para conseguir el objetivo de controlar la trazabilidad de los productos y de las distintas operaciones que se han realizado para su obtención. Principalmente la posibilidad de definir circuitos con flujos de trabajo que se adapten a la operación del negocio y que permitan conocer el paso a paso. 

Por ejemplo, si hablamos de empresas de producción, podremos conocer los insumos y materias primas que hemos comprado a nuestros proveedores, los diferentes procesos productivos para la transformación y creación del producto terminado; y toda la operación comercial con nuestros clientes desde el pedido hasta la entrega de éste.

Los flujos de trabajo configurados en el ERP permitirán registrar toda esta información de forma sencilla, consolidada y trasladarla de un paso a otro para así evitar la duplicidad de carga de datos. Adicionalmente, el ERP permitirá construir reportes para rápidamente encontrar un producto o una operación y conocer su estado actual, origen, especificaciones, costos, etc.

Trazabilidad Interna y Externa

Un buen sistema de gestión permite administrar la información vinculada a los artículos y llevar adelante la trazabilidad interna y externa.

Si hablamos de trazabilidad interna, podemos mencionar por ejemplo al seriado de nuestros productos para poder ubicarlos fácilmente en nuestros depósitos, el código de artículo de nuestro proveedor y, en definitiva, toda la información que permita controlar la operación e inventario en los almacenes.

Esto nos permitirá, entre otras cosas, poder medir resultados y tomar decisiones partiendo de la información que pudimos obtener. Algunos ejemplos: Medir la calidad de diferentes partidas, conocer y mejorar la eficiencia de las máquinas/personal que intervino en la fabricación de un artículo, tomar acciones frente a un lote fallado, etc.

Por otra parte, cuando nos referimos a trazabilidad externa, se trata de toda la información que dejamos a disposición de actores externos para que puedan realizar sus propios controles. Son ejemplos, el loteo, fecha de fabricación, etiquetado y fecha de vencimiento.

Beneficios

A modo de cierre, mencionaremos algunos de los principales beneficios de contar con un ERP que permita realizar un control de trazabilidad:

• Ganar eficiencia al contar con la información precisa y trabajar con circuitos que permitan conocer qué está pendiente y, de esta manera, planificar lo que vamos a comprar, producir o entregar.
• Calcular de forma precisa los costos del inventario.
• Cumplir con diferentes regulaciones de organismos nacionales e internacionales, que habiliten comercializar nuestros productos en distintos mercados.
• Optimizar el flujo de mercaderías en el inventario.
• Mejorar la calidad en el servicio de Postventa.

Cuando hablamos de trazabilidad, nos referimos a mecanismos que contribuyen a la optimización de la gestión del negocio en el sentido más amplio y transversal que una herramienta puede ofrecer. Implementar un sistema de gestión ERP teniendo como objetivo principal lograr la trazabilidad de nuestra operación, es sin duda uno de los enfoques primordiales que deberían tener aquellas organizaciones que se encuentren en un proceso de maduración de gestión que requiere encarar un salto de calidad de performance.

Fuente: Por Agustín Hatsatourian, Gerente de Consultoría, Softland Argentina